1.9การสร้างจดหมายเวียนและซองจอดหมาย

การสร้างจดหมายเวียนและซองจอดหมาย

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มจดหมายเวียน

1. ในWord เลือกไฟล์ >ใหม่ >เอกสารเปล่า
2. บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเริ่มจดหมายเวียน เลือกเริ่มจดหมายเวียน นั้นแล้ว เลือกชนิดของการผสานที่คุณต้องการเรียกใช้
   
3. เลือกเลือกผู้รับ >ใช้รายการที่มีอยู่
   
4. เรียกดูสเปรดชีตของคุณExcel นั้นแล้ว เลือกเปิด
5. ถ้าWord พร้อมท์ให้คุณ เลือกSheet1$ >ตกลง
   หมายเหตุ: ตอนนี้ สเปรดชีExcel ถูกเชื่อมต่อกับเอกสารจดหมายเวียนที่คุณสร้างในWord

แก้ไขรายชื่อผู้รับของคุณ

คุณสามารถจำกัดผู้รับจดหมายของคุณ

1. เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ
   
2. ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากชื่อของบุคคลใด ๆ ที่คุณไม่ต้องการรับส่งจดหมายของคุณ
   
   หมายเหตุ: คุณยังสามารถเรียงลำดับ หรือกรองรายการเพื่อทำให้ง่ายต่อการค้นหาชื่อและที่อยู่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียงลำดับ และกรองรายการ ดูเรียงลำดับและกรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 2: แทรกเขตข้อมูลผสาน

คุณสามารถแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนอย่าง น้อยหนึ่งที่ดึงข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณลงในเอกสารของคุณ

เมื่อต้องการแทรกบล็อกอยู่สำหรับซอง ป้ายชื่อ ข้อความอีเมล หรือตัวอักษร

1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก บล็อกที่อยู่
   
2. ในกล่องโต้ตอบแทรกช่องที่อยู่ เลือกรูปแบบสำหรับชื่อของผู้รับจะปรากฏบนซองจดหมาย
   
3. เลือก ตกลง
4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

เมื่อต้องการแทรกบรรทัดแสดงคำทักทายในข้อความอีเมลหรือตัวอักษร

1. บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูล เลือกบรรทัดแสดงคำทักทาย
   
2. ในกล่องโต้ตอบแทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย ทำสิ่งต่อไปนี้:
   • ภายใต้รูปแบบบรรทัดแสดงคำทักทาย เปลี่ยนคำทักทายถ้าจำเป็น ด้วยการเลือกคำทักทาย (ค่าเริ่มต้นคือเรียน ) รูปแบบสำหรับชื่อผู้รับ และเครื่องหมายวรรคตอนสิ้นสุด (เครื่องหมายจุลภาคเป็นค่าเริ่มต้น)
     และ
   • ภายใต้บรรทัดสำหรับชื่อผู้รับที่ไม่ถูกต้องแสดงคำทักทาย เลือกตัวเลือกในรายการคำขึ้นต้น
3. เลือก ตกลง
4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

เมื่อต้องการแทรกข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณในข้อความอีเมลหรือตัวอักษร

1. บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูล เลือกแทรกเขตข้อมูลผสาน
2. ในกล่องโต้ตอบแทรกเขตข้อมูลผสาน ภายใต้เขตข้อมูล เลือกชื่อเขตข้อมูล (ชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณ), แล้ว เลือกแทรก
3. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 ตามต้อง และเลือกปิด เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว
4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มเขตข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณลงในเอกสารเวียน ดูที่แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน และถ้าคุณสนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกการตั้งค่าข้อความอีเมล ดูจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ใน Word

ขั้นตอนที่ 3: แสดงตัวอย่าง และเสร็จสิ้นการจดหมายเวียน

หลังจากที่คุณแทรกเขตข้อมูลผสานคุณต้อง แสดงตัวอย่างผลลัพธ์เพื่อยืนยันว่า เนื้อหาที่ไม่เป็นไร แล้ว คุณก็พร้อมที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์กระบวนการผสาน

1. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์
   
2. เลือกถัดไป  หรือปุ่มการระเบียน  ก่อนหน้า เพื่อย้ายไปตามระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณ และดูว่าระเบียนจะปรากฏในเอกสาร
3. ในกลุ่มเสร็จสิ้น เลือกเสร็จสิ้น และผสาน และเลือกพิมพ์เอกสาร หรือส่งข้อความอีเมล
   

ขั้นตอนที่ 4: บันทึกจดหมายเวียนของคุณ

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน ยังคงเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ คุณสามารถนำเอกสารจดหมายเวียนเพื่อส่งจดหมายเป็นกลุ่มของคุณถัดไป
รูปภาพจาก:https://sites.google.com/site/jirapankantamoon/home